Identifier la convention collective dont vous dépendez
La première étape pour une gestion de paie conforme est d’identifier la convention collective applicable. Celle-ci est déterminée par l’activité principale de l’entreprise (code APE/NAF). Elle encadre les droits et obligations spécifiques des employeurs et des salariés. Une fois identifiée, il est important de l’étudier en détail pour en extraire les règles applicables.
Les points à regarder dans une convention collective
1. Classification des emplois et salaires
- Classifications : Consultez les grilles de classification des postes (niveaux, coefficients).
- Salaires minimaux : Vérifiez les montants de base en fonction de la classification.
2. Durée du travail
- Durée légale ou conventionnelle : Consultez les dispositions spécifiques (horaires, travail de nuit).
- Heures supplémentaires : Vérifiez les modalités (plafonds, majorations, compensations).
3. Primes et indemnités
- Primes obligatoires : Identifiez les primes d’ancienneté, de rendement ou spécifiques à votre secteur.
- Indemnités : Prenez en compte les paniers repas, indemnités de transport ou d’éloignement.
4. Santé et prévoyance
- Mutuelle santé obligatoire : Vérifiez les garanties minimales et la part financée par l’employeur (50 % minimum).
- Prévoyance : Assurez-vous de respecter les obligations liées aux risques décès, invalidité ou arrêt maladie.
5. Retraite complémentaire
- Régimes obligatoires : Cotisez à la caisse prévue (ex. : Agirc-Arrco).
- Taux de cotisation : Appliquez les taux et respectez la répartition entre employeur et salarié.
6. Remboursements et avantages
- Frais professionnels : Prenez en charge les frais réels (transport, hébergement, repas). Respectez les plafonds URSSAF pour exonération.
- Paniers repas : Appliquez les montants définis pour les salariés éligibles.
7. Congés payés et spécifiques
- Acquisition des droits : 2,5 jours ouvrables par mois travaillé (30 jours ouvrables/an).
- Congés supplémentaires : Intégrez les congés pour ancienneté ou événements familiaux (naissance, mariage, décès).
- Indemnisation : Calculez selon la méthode la plus avantageuse (1/10ᵉ de la rémunération ou maintien du salaire).
8. Rupture de contrat
- Indemnités : Vérifiez les conditions spécifiques (licenciement, rupture conventionnelle).
- Préavis : Respectez les durées et modalités définies par la convention.
Bonnes pratiques
- Mettez à jour la convention collective : Intégrez les évolutions et avenants récents.
- Respectez les plafonds fiscaux et sociaux : Pour bénéficier des exonérations applicables (mutuelle, frais).
- Utilisez un logiciel de paie : Automatisez le calcul des primes, congés et remboursements pour éviter les erreurs.
- Communiquez avec vos salariés : Informez-les de leurs droits et avantages spécifiques.